Was macht eigentlich ein Lizenzmanager?

Thomas

[] Willkommen zu einer neuen Folge von UpSkill. [] Ich bin Thomas vom SoftwareOne IT Campus und heute spreche ich mit meiner Kollegin Elina über einen Beruf, [] den viele schon einmal gehört haben, [] dessen Aufgaben aber oft überraschend wenig bekannt sind: den Lizenzmanager.

Elina

Erstmal natürlich wieder auch ein herzliches Willkommen von meiner Seite. Ich bin sehr gespannt auf diese Folge, in der vermutlich auch wir beide noch etwas lernen können. Und, ja tatsächlich begegnet uns das Thema fast täglich. Unternehmen investieren viel Geld in Software, nutzen Cloud-Dienste, führen neue Anwendungen ein und verlassen sich darauf, dass alles sauber funktioniert. Aber wer behält eigentlich den Überblick?

Thomas

[] Wer sorgt dafür, dass Lizenzen korrekt genutzt werden [] wer erkennt Risiken wer verhindert unnötige Kosten und [] warum wird diese Rolle gerade jetzt wichtiger?

Elina

Um genau darüber zu sprechen, haben wir heute Marco Widlok eingeladen. Marco ist Principal Consultant im Bereich ITAM Strategy Consulting, Jurist, Datenschutzbeauftragter und seit vielen Jahren im ITAM-Umfeld tätig. Hallo Marco!

Marco

[] Hallo ihr beiden und erstmal vielen Dank für die Einladung.

Thomas

[][] Ja, schön dass du hier bist und dass wir zu diesem Thema mit jemandem vom Fach sprechen können,[] was mich direkt zur ersten Frage bringt. [] Wenn du mit Unternehmen sprichst: Welches Bild haben deine Gesprächspartner von dem, was ein Lizenzmanager macht?

Marco

Jaa, also viele denken zuerst an den Softwareeinkauf oder an die reine Vertragsverwaltung. Also: Lizenzen bestellen, Verträge ablegen, Laufzeiten im Blick behalten. Ehm, das gehört dazu, beschreibt die Rolle aber nur zu einem kleinen Teil.

Elina

Also eher das Bild einer administrativen Funktion?

Marco

Sozusagen, ja. In der Praxis ist der moderne Lizenzmanager aber eine Schnittstelle zwischen IT, Einkauf, Recht, Fachbereichen, Datenschutz, Informationssicherheit und Management. Er verbindet Informationen, Prozesse und Verantwortlichkeiten.

Thomas

Hmm naja, also das klingt ja schonmal deutlich strategischer als eine reine Verwaltungsrolle.

Marco

Ist es auch. Denn am Ende geht es um Transparenz, rechtskonforme Nutzung, verlässliche Compliance, Kostensteuerung und Risikomanagement.

Elina

Warum rückt das Thema gerade jetzt stärker in den Fokus?

Marco

Ja, also Softwarelandschaften werden immer komplexer und klassische Kauflizenzen werden durch Cloud- und Subscription-Modelle ergänzt oder sogar ersetzt. Ehm, dazu kommen internationale Verträge, unterschiedliche Herstellerbedingungen und immer neue Tools.

Thomas

[] Puh also je komplexer die Landschaft, desto schwerer wird es vermutlich, belastbare Aussagen zu treffen würde ich jetzt denken, oder?

Marco

Komplett richtig gedacht. Also... viele Unternehmen wissen ja gar nicht genau, welche Software sie überhaupt einsetzen, wer sie eigentlich nutzt, ehm welche Verträge gelten und welche Verpflichtungen daraus eigentlich entstehen. Ohne diese Transparenz lassen sich weder Risiken noch Optimierungspotenziale sauber bewerten.

Elina

Achso, das ist dann aber doch nicht nur ein IT-Problem?

Marco

Nein, ganz und gar nich. Also es betrifft schließlich Kosten, Compliance und Sicherheitsfragen. Es brauch Governance und is letztlich ein Zusammenspiel strategischer Entscheidungn. Ein Lizenzmanager hilft dann quasi dabei, also ... diese Perspektiven zusammenzubringen.

Thomas

... und [] Marco, ein anderes Thema was mich noch interessieren würde: wie sieht denn eigentlich der Alltag eines Lizenzmanagers konkret aus?

Marco

[] Ja, also den einen typischen Tag gibts tatsächlich gar nicht. Morgens kann es um eine neue Softwareanforderung aus einem Fachbereich gehen. Danach werden Nutzungsdaten analysiert, Verträge geprüft oder eine anstehende Verlängerung vorbereitet, später geht es vielleicht um Audit-Risiken oder um die Verbesserung eines Prozesses.

Elina

Das is auf jeden Fall eine Menge an Wissen, was man als Lizenzmanager mitbringen muss. Das heißt also, in dieser Rolle braucht es mehrere Blickwinkel gleichzeitig?

Marco

[] ... Also ein guter Lizenzmanager versteht technische, kaufmännische und ehm auch gleichzeitig rechtliche Zusammenhänge. [] Er muss Daten lesen, Verträge einordnen, ... [] also mit Stakeholdern sprechen und am Ende auch Ergebnisse erklären. Also das am besten natürlich auch so dass schließlich Entscheidungen möglich werden.

Thomas

und wenn wir uns jetzt mal die Implementierung neuer Software vorstellen, also von Anfang bis Ende, gibt es da einen Punkt im Software-Lebenszyklus, ehm an dem Lizenzmanagement ehm naja also besonders häufig vergessen wird?

Marco

Ja, tatsächlich häufig schon bei der Einführung neuer Software. ... Stellt euch das mal so vor, dass eine Fachabteilung einen Bedarf hat, ein Tool evaluiert und die Einführung vorbereitet wird. [] Was oft hier schonmal fehlt, ist die frühe Prüfung der Lizenzbedingungen und der späteren Auswirkungen.

Elina

Das Unternehmen entscheidet dann über eine Lösung, bevor überhaupt klar ist, inwiefern sie lizenzrechtlich und organisatorisch sauber eingebunden werden kann?

Marco

Genau so passiert es oft. Der Lizenzmanagement-Check ist aber auch nicht nur irgendein Zusatzschritt, weil dieser klärt nämlich, ob Lizenzen verfügbar sind, ob eine Nutzung zulässig ist, welche Bedingungen gelten und welche Risiken entstehen können.

Thomas

[] Viele verbinden Lizenzmanagement mit Inventuren, Tools und Listen. [] Stimmt das auch aus deiner Sicht, beziehungsweise womit verbindest du's?

Marco

Das ist ne sehr gute Frage! Also vorweg muss man sagen, dass Daten tatsächlich wichtig sind. Allerdings darf man nicht vergessen, dass sie nur Grundlage sind. Entscheidend ist eher, ob diese Daten vertrauenswürdig sind und [] ob sie richtig interpretiert werden. Erst dann entstehen Transparenz, Compliance und Optimierungspotenziale.

Elina

Kannst du das für uns noch ein bisschen greifbarer machen?

Marco

Naja, also wenn eine Software kaum genutzt wird, kann ich über Re-Harvesting nachdenken. Damit ist gemeint, dass ehm nicht mehr benötigte Software wieder in einen gemeinsamen Pool zurückgeführt und an anderer Stelle erneut genutzt werden kann. Oder, ne andere Option, ich erwäge eine ehm Portfolio-Rationalisierung. Wenn Verträge auslaufen, kann ich das Renewal Management frühzeitig planen. [] Achso und wenn ein Hersteller-Audit droht, brauche ich belastbare Daten statt Vermutungen.

Thomas

Ich hab so den Eindruck, dass ein Punkt häufig unterschätzt wird. Ehm nämlich, dass Lizenzmanagement nicht nur die IT betrifft.

Marco

[] Das seh ich auf jeden Fall genau so. Also hier sind definitiv mehr Bereiche involviert, weil [] ehm Lizenzmanagement ist eine Querschnittsaufgabe. Ich muss kurz Luft holen, bevor ich alle im Unternehmen beteiligten Bereiche aufzähle [] da sind: IT, Einkauf, IT-Controlling, Buchhaltung, Datenschutz, Recht, Informationssicherheit, Risikomanagement und Geschäftsleitung beteiligt.

Elina

Ok, das sind eine Menge, ehm [] ]Aber Marco, sag mal: welche Rolle hat die Geschäftsleitung dabei?

Marco

Naja, also Sie empfängt zum Beispiel den Jahresbericht, eehm genehmigt den AITEM- beziehungsweise SAM-Plan und gibt Budgets für Ressourcen und Projekte frei. Gleichzeitig trägt die Geschäftsleitung die Verantwortung dafür, dass Software korrekt lizenziert und genutzt wird.

Thomas

Das was du gerade eben beschrieben hast, macht aber aus dem Lizenzmanagement [] in einer gewissen Weise aber auch ein Governance-Thema. Richtig?

Marco

So ist es. Es reicht tatsächlich nicht, wenn [] ehm einzelne Personen sich irgendwie kümmern, denn [] Rollen, Verantwortung, Prozesse und Werkzeuge müssen klar definiert und, ja eben auch dokumentiert, sein.

Elina

Stell dir vor, du bist in einem Gespräch mit einer Person, die vor einer Berufswahl steht und Lust drauf hat, ehm einen Beruf im Lizenzmanagement auszuüben. Welche [] Eigenschaften sollte man mitbringen, wenn man sich für den Beruf des Lizenzmanagers entscheiden möchte?

Marco

Sehr gute Frage, ehm naja, also analytisches Denken ist wichtig, aber [] nicht genug. [] Man braucht Kommunikationsfähigkeit, juristisches Grundverständnis, aber auch IT-Verständnis, den entsprechenden Skill für Projektmanagement und ehm die Fähigkeit, verschiedene Interessen zusammenzuführen.

Thomas

[] Für mich klingt das schon ziemlich umfangreich. [] Ein Lizenzmanager tritt demnach eher wie ein Vermittler als ein Verwalter im Unternehmen auf.

Marco

Das triffts gut, wie gesagt ist der Lizenzmanager nicht nur die Person, die Verträge ablegt. Er macht Risiken sichtbar, ehm übersetzt Daten in Entscheidungen und sorgt eben dafür, dass Software über ihren gesamten Lebenszyklus steuerbar bleibt.

Elina

Ok, also wenn das so komplex ist: Wie viele Hersteller kann ein Lizenzmanager eigentlich realistisch im Blick behalten?

Marco

Hmmm, naja also das hängt stark von verschiedenen Faktoren ab. Die Komplexität der Hersteller, ehm die Vertragsmodelle und [] aber auch die Datenqualität, um mal ein paar Beispiele zu nennen. [] Ein Lizenzmanager kann außerdem nich jeden Hersteller gleich tief betreuen. In der Praxis brauch es Prioritäten: geschäftskritische Software, hohe Kosten, ehm relevante Compliance-Risiken [] und Hersteller mit komplexen Metriken stehen zuerst im Fokus.

Thomas

Also weniger die Frage, möglichst viele Hersteller gleichzeitig zu kontrollieren, sondern die richtigen Hersteller mit der passenden Tiefe zu steuern?

Marco

Absolut richtig. Gute Priorisierung is ein zentraler Teil der Rolle.

Thomas

Ehm, also ich hatte noch die Idee, dass wir zum Abschluss mit ein paar Missverständnissen aufräumen könnten. Dazu würde ich dir jetzt mal den Ball zu spielen. Kannst du uns nochmal zusammenfassend drei Missverständnisse aufzählen, welche dir im Bezug auf den Beruf des Lizenzmanagers bisher so über den Weg gelaufen sind?

Marco

Na dann lass uns mal auf Nummer Sicher gehen [] . Ehmmm [] Als erstes Missverständnis würde ich sagen, dass Lizenzmanagement nicht nur Einkauf ist, denn ehm Einkauf ist ein Teil, aber Lizenzmanagement berührt viele Bereiche im Unternehmen. Als zweites Missverständnis ehm, da ist nochmal wichtig zu betonen, dass Lizenzmanagement nicht nur für große Unternehmen relevant ist. [] Auch mittelständische Unternehmen nutzen Cloud-Dienste, SaaS-Lösungen und unterschiedliche Herstellerverträge. Und zum Dritten, würde ich sowas sagen, wie: Lizenzmanagement dient nicht nur der Compliance. Compliance is wichtig, aber genauso wichtig sind Transparenz, Kostensteuerung, [] Risikominimierung und strategische Entscheidungsfähigkeit. [] Bevor wir uns aber verabschieden [] , drehen wir den Spieß kurz um. Ich stell jetzt die Fragen [] und ihr fasst zusammen, was aus eurer Sicht hängen bleiben sollte. Alles klar? []

Thomas

[] Sehr gut. Dann testen wir mal, ob wir aufgepasst haben.

Elina

Ich bin auch bereit.

Marco

Ookay, dann starten wir mit der ersten Frage: Wenn ihr Lizenzmanagement in einem Satz erklären müsstet, ohne das Wort Verwaltung in den Mittelpunkt zu stellen, wie würdet ihr es beschreiben?

Thomas

Ehmm, [] also Lizenzmanagement sorgt dafür [] , dass Unternehmen wissen, welche Software sie nutzen, welche Rechte und Pflichten damit verbunden sind und ehhm wie sie daraus bessere Entscheidungen ableiten.

Marco

Mhmm, Komplett richtig. Es geht also nicht nur um Verträge und Laufzeiten, sondern eben auch um Transparenz, Compliance, Kostensteuerung und Risiken.

Elina

EHm und ich glaube auch darum, dass IT, Einkauf, [] Recht, ehm Fachbereiche und Management nicht nebeneinander arbeiten, sondern auf einer gemeinsamen Informationsbasis entscheiden.

Marco

Sehr gut. Damit habt ihr die erste Frage gemeistert. Kommen wir also zu Frage zwei: An welcher Stelle im Software-Lebenszyklus sollte Lizenzmanagement idealerweise eingebunden werden?

Thomas

[] Alsooo ... Ich würde sagen: [] sobald die Software ausgewählt ist und der Vertrag kurz vor dem Abschluss steht. Vorher fehlen doch meistens noch ehm die konkreten Informationen.

Marco

Hmmm jaaa fast. Aber genau da liegt ein häufiger Denkfehler. Lizenzmanagement sollte nicht erst kurz vor dem Vertragsabschluss dazukommen, sondern bereits bei der Software-Anfrage. Dann lassen sich Lizenzbedingungen, verfügbare Nutzungsrechte, Kosten und mögliche Risiken prüfen, ehm bevor sich das Unternehmen auf eine Lösung festlegt.

Elina

Ahh ok. Das ergibt natürlich Sinn. Je früher der Lizenzmanager eingebunden ist, desto eher lassen sich spätere Nacharbeiten, zusätzliche Kosten und Compliance-Risiken vermeiden.

Marco

So sieht's aus. Und jetzt noch Frage drei: Was macht einen guten Lizenzmanager aus?

Thomas

Ja, also er muss technische, ehm kaufmännische und [] rechtliche Zusammenhänge verstehen und zwischen verschiedenen Stakeholdern übersetzen können.

Elina

Und ehm er braucht auch noch belastbare Daten. Denn [] ohne verlässliche Informationen bleiben Compliance, Kostenoptimierung und Risikobewertung letztlich Bauchgefühl, oder?

Marco

Sehr schön zusammengefasst. Wenn man diese drei Punkte mitnimmt, ist schon viel gewonnen: Ehm Transparenz schaffen, also auch früh in Prozesse einsteigen und natürlich Entscheidungen auf belastbare Daten stützen.

Elina

Ja und dann ist Lizenzmanagement nicht die Stelle, die am Ende noch einmal prüft, ehm sondern ein wichtiger Bestandteil guter IT-Governance.

Thomas

Und damit auch ein Thema, das weit über die IT hinausgeht.

Elina

Marco, vielen Dank für die Einblicke.

Marco

Vielen Dank für die Einladung. Hat mir Freude gemacht.

Thomas

[] Und natürlich vielen Dank an alle Zuhörerinnen und Zuhörer. Wir hoffen, dass Sie einige neue Perspektiven auf das Thema Lizenzmanagement mitnehmen konnten.

Elina

Uund wenn Sie noch tiefer einsteigen möchten, schauen Sie mal in die Shownotes. Dort haben wir noch weitere Informationen für Sie zusammengestellt.

Thomas

[] Bis zur nächsten Folge von UpSkill. Machen Sie's gut.

Elina

Bis bald.