IT-Trainings als Game Changer: Business-Impact für die IT

Elina

Willkommen zu UpSkill, dem Podcast zu beruflichem Lernen und Wissensaufbau, IT-Trainings und technischen Zertifizie rungen. Ich bin Elina vom SoftwareOne IT Campus und heute geht es um ein Thema, das oft massiv unterschätzt wird: IT-Trainings als echter Game Changer für den Business-Impact der IT ....

Thomas

Hi und ich bin Thomas, ebenfalls vom SoftwareOne IT Campus aber zum Thema unserer Folge: Wenn Sie als IT-Leitung gerade das Gefühl haben Ihre Orgganisation klettert irgendwo im Nebel einen Berg hoch, dann bleiben Sie unbedinngt dran. Wir reden heute darüber, warum Qualifizierung darüber entscheidet, ob Sie den Gipfel erreichen oder irgendwo im Geröllfeld hängen bleiben. -

Elina

Genau, die Bergmetapher passt hier ziemlich gut. In vielen Projekten sehen wir immer wieder die gleichen Herausforderungen: fehlende Kraft, also Teams, die dauerhaft am Limit laufen. Fehlendes Know-how für neue Technologien. Fehlende Ressourcen, um neben dem Tagesgeschäft noch Neues zu lernen. Und ganz ehrlich: manchmal auch fehlende Motivation, weil Lernen bisher eher als Pflicht als als Chance gesehen wurde.

Thomas

Ja, und das ist nicht nur ein Soft-Factor das ist ein knallharter Business-Faktor. Wir sehen zum Beispiel in Studien: Rund zehn Prozent Produktivitätsverlust entstehen, weil Mitarbeitende Tools, ähm, Systeme oder Prozesse nicht richtig kennen oder nutzen. Also zehn Prozent – da kann man in einer IT-Organisation von einem wirklich großen Hebel sprechen

Elina

Und es geht ja nicht nur um Effizienz. Gerade im Security-Bereich sind die Zahlen schon fast schmerzhaft deutlich. Etwa 74 Prozent der Sicherheitsvorfälle gehen auf menschliches Versagen zurück – also falsche Klicks, unsichere Passwörter, fehlendes Bewusstsein. Man kann also sagen: Selbst die beste Technologie hilft nur begrenzt, wenn die Menschen dahinter nicht fit sind.

Thomas

Und Fehler haben eben dann auch direkte finanzielle Auswirkungen. Es gibt Schätzungen, dass Fehler, die aus fehlendem Wissen oder falscher Nutzung entstehen, im Schnitt etwa fünf Prozent Umsatzeinbuße verursachen können was erstmal abstrakt klingt aber wenn Sie auf Ihr eigenes Unternehmen schauen, wird klar dass es sich dabei um keine Peanuts handelt!

Elina

Und dann kommt noch ein Punkt dazu, den viele IT-Leiterinnen und IT-Leiter spüren, aber selten mit Training verbinden: Dann ist eben schnell von Fluktuation die Rede. Wenn Mitarbeitende sich fachlich nicht weiterentwickeln können, wenn sie das Gefühl haben, ständig hinterherzulaufen, dann steigt die Wechselbereitschaft. Studien zeigen, dass die Fluktuation in solchen Umfeldern um rund ein Drittel höher sein kann...

Thomas

Also fassen wir mal zusammen: Wir haben Produktivitätsverluste, Security-Risiken, Umsatzeinbußen und höhere Fluktuation – alles, weil die Qualifizierung nicht konsequent mitgedacht wird und trotzdem werden IT-Trainings im Budget häufig zuerst geschoben oder gekürzt was eigentlich nicht zusammen passt.

Elina

Und ich beobachte oft dieses Muster: Es wird stark in Technologie investiert, in die neue Cloud-Plattform, eine neue Security-Lösung, einen neuen Digital Workplace – aber beim Thema Enablement wird dann gesagt: „Ach, das machen wir nebenbei, da gibt es ja ein paar Videos.“ Und dann wundert man sich ein Jahr später, warum die Adoption stockt oder die Vorfälle nicht weniger werden.

Thomas

Ja, das ist der Klassiker: Technologie wird als Investition gesehen, Training als Kostenblock. Aus meiner Sicht ist es genau andersrum: Ohne Training wird die Technologie zur Fehlinvestition. Erst durch Qualifizierung wird aus diesem Kostenblock ein echter Business-Booster.-

Elina

Vielleicht kann man es so sagen: IT-Trainings sind der Unterschied zwischen „Wir haben die Tools“. Und wir nutzen die Tools so, dass sie das Business wirklich voranbringen. Und das ist genau die Perspektive, die wir heute mitbringen wollen – speziell für IT-Leitungen, die unter Druck stehen, mehr zu liefern mit denselben oder sogar weniger Ressourcen.

Thomas

Und um bei unserem Bild zu bleiben: Wenn Sie eine Bergexpedition planen, investieren Sie nicht nur in die Ausrüstung, also Seile, Schuhe, Zelte, sondern auch in die Vorbereitung Ihrer Mannschaft. Technik ohne Training ist wie High-End-Equipment in den Händen von Anfängern – das ist eher ein Risiko als ein Vorteil.

Elina

Als Nächstes schauen wir uns deshalb an, wie ein strukturierter Trainingsansatz aussehen kann, der Sie wirklich zum Gipfel bringt – weg von Aktionismus, hin zu einem planbaren Weg mit klarer Route:

Thomas

Na dann lass uns doch direkt mal konkret werden, Elina. Wenn wir von diesem „Weg zum Gipfel" sprechen: Wie sieht so ein Ansatz in der Praxis aus? Was unterscheidet reines „Wir buchen halt mal ein Training" von einem strategischen Vorgehen?

Elina

Ich würde es so beschreiben: Alles beginnt mit der Rolle als Bergführer. Viele Kundinnen und Kunden kommen zu uns und sagen: „Wir brauchen Schulungen zu Thema X.“ Wenn man dann aber tiefer einsteigt, merkt man schnell: Das Problem ist selten nur ein fehlender Kurs. Es ist meistens eine Kombination aus fehlender Bedarfsanalyse, falschem Format und keiner klaren Verknüpfung zum Businessziel.

Thomas

Also nicht einfach Katalog aufschlagen und fertig?

Elina

Genau. Unser Ansatz im Managed Training Service ist: erst verstehen, dann planen. Das heißt, wir starten mit einer individuellen Bedarfsanalyse. Welche Rollen gibt es, welche Technologien, welche Projekte stehen an, wo liegen aktuell die größten Risiken oder Engpässe? Daraus entwickeln wir ein Trainingskonzept, das zu den Menschen, zu den Zielen und auch zur Realität im Tagesgeschäft passt.

Thomas

Und da spielt die Formatfrage eine große Rolle. Manche Teams profitieren von intensiven Präsenztrainings, andere brauchen kurze, modulare Online-Sessions, weil sie im Betrieb hängen und oft ist es eine Mischung also ein Blended-Ansatz. Wichtig ist: Es muss in den Alltag integrierbar sein, wenn die Trainings nicht zum gewünschten Erfolg führen.

Elina

Absolut. Und wir achten sehr stark auf Praxisnähe und Zertifizierungen. Es werden also nicht nur ein paar Folien gezeigt. Wir sprechen über anschauliche Formate wie Hands-on Trainings, Labs und reale Use Cases. Und wenn es sinnvoll ist, bereiten wir auf herstellerzertifizierte Abschlüsse vor – das steigert auch die Attraktivität für die Mitarbeitenden, weil sie einen konkreten Nachweis in der Hand haben

Thomas

Plus das Thema Sprachen, gerade in internationalen Umgebungen. Trainings in verschiedenen Sprachen machen einen riesigen Unterschied für die Akzeptanz und tatsächlich auch für die Tiefe des Verständnisses.

Elina

Und wenn man sich die Teams anschaut, dann kommen wir zu einem Modell, das wir intern gerne nutzen. Es ist angelehnt an Jack Welch. Du hast Leistungsträger, also Leute mit hoher Performance, aber vielleicht nicht immer mit den richtigen Grundwerten. Du hast Stars, also hohe Performance und hohe Grundwerte. Du hast Potenzialträger mit guten Werten, aber noch ausbaufähiger Performance. Und du hast Nicht-Performer.

Thomas

Und der spannende Hebel für IT-Leitungen liegt vor allem bei den Potenzialträgern und den Stars. Mit einem systematischen Trainingsansatz kannst du Potenzialträger entwickeln, ihnen das Know-how geben, um in komplexeren Projekten mitzuspielen, und du kannst Stars halten, weil sie sehen: Hier kann ich mich weiterentwickeln und werde gefördert.

Elina

Ja, das ist ein guter Punkt. Viele Führungskräfte investieren extrem viel Zeit ins Feuer löschen mit Nicht-Performern, statt sich zu fragen: Wie sorge ich dafür, dass meine Potenzialträger den nächsten Schritt machen? Training ist hier ein sehr konkretes Signal: „Wir glauben an dich, und wir investieren in dich.“

Thomas

Vielleicht machen wir es mal an einem Beispiel deutlich. Denk an eine typische IT-Organisation im Gesundheitswesen, wie zum Beispiel ein größeres Spital. Da hast du hochkritische Systeme, starken Kostendruck, Fachkräftemangel und gleichzeitig eine Welle von Digitalisierungsvorhaben.

Elina

Und was wir dort oft sehen sind überlastete IT-Teams, viele Wissensinseln, Shadow IT, weil Fachbereiche sich selbst helfen wollen, und natürlich ein extrem hohes Sicherheitsrisiko. Wenn dann neue Lösungen eingeführt werden, fehlt häufig die Zeit und Struktur, die Leute wirklich fit zu machen – sowohl die IT als auch die Anwender:

Thomas

Und da kommt der Bergführer-Ansatz ins Spiel. Anstatt zehn einzelne Schulungen zu buchen, setzt man sich gemeinsam hin und definiert: Welche Rollen müssen was können? Welche Systeme sind kritisch? Was sind die Businessziele – etwa weniger Ausfälle auf Station, bessere Verfügbarkeit von Daten, oder etwa höhere Zufriedenheit der Ärztinnen und Pflegekräfte.

Elina

Darauf aufbauend entsteht dann ein Trainingspfad: zum Beispiel erst Basisschulungen zu Security-Awareness und Modern Workplace, dann vertiefende Tracks für Administratoren, Architekten oder Key-User. Und ganz wichtig: Wir denken immer gleich mit, wie wir das Ganze messen – dazu kommen wir gleich noch.

Thomas

Das Ergebnis, wenn man das gut macht, ist ziemlich klar spürbar: weniger Ad-hoc-Tickets, weniger Rückfragen, stabilere Abläufe, und das Team hat wieder Luft für Projekte, statt nur Wartung zu machen, also nicht mehr blind im Nebel, sondern ein strukturiert geplanter Aufstieg mit klaren Etappen.

Elina

Und genau diese Struktur ist der Unterschied zwischen „Wir haben halt ein paar Leute auf Schulung geschickt“ und wir nutzen Trainings bewusst als Hebel, um unsere IT-Organisation auf ein neues Level zu bringen!. Im nächsten Schritt schauen wir jetzt darauf, wie man diesen Hebel auch wirklich nachweisen kann – mit klaren Kennzahlen.

Thomas

Und damit kommen wir zum vielleicht spannendsten Teil für alle die Budgets verantworten: Wie messen wir eigentlich, ob sich IT-Trainings gelohnt haben? Elina, du arbeitest ja viel mit dem Kirkpatrick-Modell. Magst du das kurz einordnen?

Elina

Sehr gern. Das Kirkpatrick-Modell unterscheidet vier Ebenen. Ebene eins ist die Reaktion: Hat den Teilnehmenden das Training gefallen? Also klassisch Feedbackbögen, NPS, solche Themen. Wichtig, aber das allein reicht natürlich nicht. Ebene zwei ist Lernen: Haben die Teilnehmenden wirklich neues Wissen oder neue Fähigkeiten erworben? Das kann man über Tests, Labs, praktische Übungen prüfen. Ebene drei ist Verhalten: Setzen sie das Gelernte im Alltag auch ein? Also verändern sich Routinen, Arbeitsweisen, im Incident-Handling oder in der Art, wie mit sensiblen Daten umgegangen wird. Und Ebene vier sind dann die Ergebnisse – also der eigentliche Business-Impact: Hat sich durch das Training etwas messbar im Unternehmen verändert? Zum Beispiel weniger Sicherheitsvorfälle, schnellere Ticketbearbeitung, weniger Ausfallzeiten oder eine höhere Zufriedenheit der internen Kundinnen und Kunden. Und hier kommen die Zahlen ins Spiel, die wir vorhin schon angedeutet haben. Wenn Sie Qualifizierungen strategisch aufsetzen, sehen wir in vielen Szenarien eine Produktivitätssteigerung von bis zu 30 Prozent. Das heißt: Mitarbeitende können mit derselben Zeit mehr Wertschöpfung erzeugen, weil sie Tools und Prozesse besser beherrschen. Gleichzeitig lässt sich die Fehlerquote um bis zu 20 Prozent senken, wenn Prozesse verstanden und eingeübt werden. In Bereichen wie Security, Datenverarbeitung oder Infrastruktur sind 20 Prozent weniger Fehler ein riesiger Hebel für weniger Incidents, weniger Notfall-Einsätze und weniger Risiko. Und wenn man das weiterdenkt, wirkt sich das auf die Gewinnmarge aus. Studien zeigen, dass Unternehmen mit einer starken Lern- und Weiterbildungsstrategie eine um bis zu 24 Prozent höhere Gewinnmarge erzielen können. Das ist genau der Punkt, an dem Trainings plötzlich nicht mehr als Kosten, sondern als Investition wahrgenommen werden.-

Thomas

Plus der Effekt auf die Fluktuation. Wenn Menschen das Gefühl haben, sie entwickeln sich weiter, sie werden ernst genommen und sind für neue Technologien gewappnet, sinkt die Wechselbereitschaft deutlich. In Zahlen heißt das: Die Fluktuationsrate kann sich um bis zu 50 Prozent reduzieren. Für IT-Leitungen, die heute um jede Fachkraft kämpfen, ist das Gold wert.

Elina

Vielleicht machen wir es mal greifbar. Stellen Sie sich vor, Sie starten mit einem klar umrissenen Pilotprojekt, sagen wir im Bereich Modern Workplace oder Security Awareness. Sie definieren vorab Kennzahlen. Zum Beispiel Anzahl der Security-Incidents, durchschnittliche Ticketlaufzeit oder Zufriedenheit der Fachbereiche mit der IT.

Thomas

Dann führen Sie ein strukturiertes Trainingsprogramm durch, abgestimmt auf Rollen und Sprachen, mit Praxisanteil und einem klaren Follow-up. Und nach drei, sechs, zwölf Monaten schauen Sie erneut auf dieselben Kennzahlen. Wenn Sie dann sehen, dass die Fehlerquote sinkt, die Produktivität steigt und die Zufriedenheit hochgeht, dann haben Sie einen belastbaren Business-Case in der Hand.

Elina

Und das ist der Moment, in dem Sie als IT-Leitung intern ganz anders auftreten können. Sie argumentieren nicht mehr nur mit „Wir brauchen Trainings, weil das wichtig ist“, sondern mit „Wir investieren X und erzielen damit Y an eingesparten Kosten, vermiedenen Risiken und gewonnener Produktivität“.

Thomas

Genau. Und gleichzeitig senden Sie ein kulturelles Signal: Lernen ist Teil unseres Jobs, nicht ein Nice-to-have am Freitagnachmittag. Damit positionieren Sie die IT als aktiven Gestalter und nicht nur als eine Reaktionsabteilung.

Elina

Wenn wir zum Schluss noch mal auf unser Bergbild zurückkommen: IT-Trainings sind am Ende die Seilschaft, die Ihnen hilft, sicher und gemeinsam den Gipfel zu erreichen – also mehr Kundenzufriedenheit, höhere Produktivität, stärkere Wettbewerbsfähigkeit und echte Innovationskraft.

Thomas

Und der wichtigste Schritt ist oft der erste. Sie müssen nicht direkt ein riesiges Lernprogramm für die gesamte Organisation aufsetzen. Starten Sie mit einem klar definierten Pilot, einem Schwerpunkt Security, Cloud oder Digital Workplace und messen Sie den Effekt. Aus diesen Erfahrungen heraus können Sie dann skalieren.

Elina

Genau. Und wenn Sie dabei Unterstützung möchten – sei es bei der Bedarfsanalyse, beim Design eines Trainingspfads oder bei der Erfolgsmessung mit Modellen wie das von Kirkpatrick, dann sind wir als IT Campus gern Ihr Bergführer.

Thomas

Elina, das waren eine MENGE Informationen in ein paar Minuten. Danke dir für die Einblicke aus deinen Projekten. Wenn Sie etwas für sich mitgenommen haben, dann überlegen Sie doch direkt: Wo könnte ein gezieltes IT-Training in Ihrer Organisation der Game Changer sein? Ein kurzer Ausblick noch: Wir wollen in den nächsten Folgen konkreter auf die Möglichkeiten eingehen, wie über Schulungen die Investition in das Thema KI systematisch in Unternehmen unterstützt werden kann, ohne den oder die Einzelne zu überfordern. Wir freuen uns, wenn Sie auch beim nächsten Treffen von Elina und mir in der nächsten UpSkill-Episode wieder dabei sind. Für heute sagen wir: Bleiben Sie neugierig, bleiben Sie lernbereit und das Wichtigste: kommen Sie gut den Berg hoch.

Elina

Machen Sie’s gut und bis zum nächsten Mal.